T.C.

 

NECMETTİN ERBAKAN ÜNİVERSİTESİ

SOSYAL VE BEŞERİ BİLİMLER FAKÜLTESİ

İç Kontrol Sistemi

   Görev Tanımları

 

GÖREVİN ADI                   :           Öğrenci İşleri Memuru

GÖREVİN KAPSAMI       :           Sosyal ve Beşeri Bilimler Fakültesi

 

1.GÖREVİN KISA TANIMI

Necmettin Erbakan Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; fakültenin gerekli tüm faaliyetlerinin etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla öğrenci işlemlerini yapar.

 

  1. GÖREVİ VE SORUMLUKLULAR 

a) Öğrenci İşleri Sorumlusu

  1. Lisans eğitim-öğretim ve sınav yönetmeliği ile yönetmelik değişiklerini takip eder, duyurularını yapar.
  2. Öğrenci işleri ile ilgili aylık / dönemlik olağan yazışmaları hazırlar ve Dekanlık makamına sunar.
  3. Öğrencilerin tecil, not döküm belgesini, kayıt dondurma işlemlerini, burs başarı belgelerini, geçici mezuniyet belgelerini, diplomalarını, öğrenci disiplin soruşturmaları sonucunu vb. dokümanları hazırlar.
  4. Öğrencilerin yatay geçiş işlemleri ile ders muafiyet istekleri için gerekli belgeleri hazırlar.
  5. Öğrencilerin not döküm ve ilişik kesme belgelerini takip eder.
  6. Yaz okulu ile ilgili her türlü yazışmaları ve işlemleri yapar.
  7. Fakülteye yeni kayıt yaptıran öğrencilerin her türlü yazışmalarını yapar.
  8. Öğrenci katkı payları ile ilgili işlemleri yapar.
  9. Ders kayıt işlemleri ile ilgili gerekli hazırlıkları yapar ve sonuçlandırır.
  10. Öğrencilerle ilgili her türlü duyuruları yapar.
  11. Öğrenci kimlik dağıtım işlemlerini yapar.
  12. Her yarıyıl sonunda icmal listelerinin bilgisayar çıktılarının öğretim elemanlarına imzalatılması ve dosyalanarak arşivlenmesini yapar. (Öğrenci Otomasyonu)
  13. Öğrencilerle ilgili her türlü evrakların arşivlenmesini yapar.
  14. Her yarıyıl sonunda başarı oranlarını tanzim eder.
  15. İkinci öğretimde okumakta olan öğrencilerden %10’a girenlerin tespitini yapar.
  16. Mazereti nedeniyle sınavlara giremeyen öğrencilerin Yönetim Kurulu kararlarının ilgili bölümlere ve öğrencilere bildirir.
  17. Mezuniyet için gerekli sınavlar ile not yükseltme sınavları için gerekli çalışmaları yapar ve sonuçlandırır.  
  18. Fakültede yapılan öğrenci konseyi ve temsilciliği ile ilgili işlemleri yapar.
  19. Akademik takvimin hazırlanması işlemlerini yürütür.
  20. Fakülteye alınacak öğrenci kontenjanları ile ilgili hazırlık çalışmalarını yapar
  21. Yarıyıl sonu sınavlarından önce bölümlerden gelen devamsızlıktan kalan öğrenci listelerini ilan eder.
  22. Programlarda dereceye giren öğrencilerin tespitini yapar.
  23. Öğrenci bilgilerinin ve notlarının otomasyon sistemine girilmesini takip eder.
  24. Dekanlığın görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapar. 
  25. Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Fakülte Sekreterine karşı sorumludur.

 

  1. Evrak Kayıt Sorumlusu
    1. Kurum içi yazışmaları EBYS sistemi üzerinden ilgili birimlere sevk etmek.
    2. Kurum dışı öğrenci başvuruları vb. gelen evrakları EBYS sistemine kaydedip ilgili birimlere sevk etmek.
    3. Postaya gidecek evrakları göndermek.

 

  1. YETKİLERİ

Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak.

Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanabilmek

 

  1. EN YAKIN YÖNETİCİSİ

Şef, Fakülte Sekreteri

 

  1. BU İŞTE ÇALIŞANDA ARANAN NİTELİKLER:
    1. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanun’unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak.
    2. En az lise veya dengi okul mezunu olmak.
    3. Öğrenci işlemleri ile ilgili mevzuatı bilmek.
    4. Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak.

 

6.SORUMLULUK:

Öğrenci İşleri Memuru, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Şef, Fakülte Sekreterine karşı sorumludur.

Çalışma ortamında tehlikeye sebebiyet verebilecek, ocak, ısıtıcı, çay makinesi gibi cihazlardan uzak durmak, her gün ortamı terk ederken, bilgisayar, yazıcı gibi elektronik aletleri kontrol etmek, kapı ve pencerelerin kapalı tutulmasından sorumludur.