T.C.

 

NECMETTİN ERBAKAN ÜNİVERSİTESİ

SOSYAL VE BEŞERİ BİLİMLER FAKÜLTESİ

İç Kontrol Sistemi

   Görev Tanımları

 

GÖREVİN ADI                               :           Personel İşleri – Yazı İşleri Memuru 

GÖREVİN KAPSAMI                   :           Sosyal ve Beşeri Bilimler Fakültesi

 

1.GÖREVİN KISA TANIMI

Necmettin Erbakan Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Mühendislik Fakültesinin gerekli tüm faaliyetlerinin etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla personel işlemlerini yapar.

 

2.GÖREVİ VE SORUMLUKLULAR

  1. Personel İşleri

2.1.1.Akademik ve idari personel ile ilgili mevzuatı bilir, değişiklikleri takip eder ve arşivler.

2.1.2.Akademik ve idari personel istihdamı sürecinde gerekli işlemleri yapar.

2.1.3.Akademik ve idari personel ile ilgili bilgilerin arşivlenmesini yapar.

2.1.4.Akademik ve idari personel ile ilgili kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yapar.

2.1.5.Akademik ve idari personelin terfi işlemlerini takip eder ve gerekli yazışmaları yapar.

2.1.6.Akademik ve idari  personelin göreve atanma, görevde yükseltilme ve görev yenileme işlemlerini takip eder.

2.1.7.Akademik ve idari personelin izin işlemlerini takip eder.

2.1.8.Akademik ve idari personelin görevden ayrılma ve emeklilik­ işlemlerini takip eder ve sonuçlandırır.

2.1.9.Akademik ve idari  personelin yurt içi ve yurt dışı görevlendirmelerini takip eder.

2.1.10.Fakülte kurullarına üye seçim işlemlerini takip eder.

2.1.11.Akademik ve idari personelin izin işlemlerinin yazışmalarını yapar.

2.1.12.Akademik ve İdari Personelin almış oldukları sağlık raporlarının süresinin bitiminde göreve başlatma, Rektörlük Makamına yazı ile bildirme, gerekli kesintinin yapılması için tahakkuk işlerine verilme, kadrosu başka birimlerde olanların birimleriyle yazışma işlemlerini yapar.

2.1.13.Birimlerde görev yapan akademik ve idari personelin listelerini hazırlar ve güncel tutulmasını sağlar.

2.1.14.Akademik ve idari personelin mal bildirim işlemlerini takip eder ve arşivler.

2.1.15.Akademik personelin yurtiçi ve yurtdışı görevlendirmelerin yazışmalarını yapar.

2.1.16.Akademik ve idari personelin doğum, evlenme, ölüm vb. özlük haklarını takip eder.

2.1.17.AÖF ve ÖSYM sınavında görev alacak öğretim elemanlarının durumlarının ÖSYM bürosuna bildirilmesi işlemini yürütür.

2.1.18.Günlük devam çizelgesinin hazırlanarak imzaya sunulması sağlar

2.1.19.Dekanlığın görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapar.

2.1.20.Akademik ve İdari soruşturma yazışmalarını yapmak sonucuna göre verilen cezaların takip edilmesi ve verilen ceza durumuna göre gerekli bildirimlerin yapılması, dosyalarının tutulması sağlar, ilgili birimlere bildirimini yapar ve dosyalarını tutar.

2.1.21.Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Fakülte Sekreterine karşı sorumludur.

 

  1. Yazı İşleri

2.2.1.Rektörlük, Fakülteler, Yüksek Okullar, Meslek Yüksek Okulları içi ve Rektörlük, Fakülteler, Yüksek Okullar, Meslek Yüksek Okulları dışı yazışmaları yapar ve arşivler.

2.2.2.Rektörlük, Fakülteler, Yüksek Okullar, Meslek Yüksek Okulları ve Rektörlük, Fakülteler, Yüksek Okullar, Meslek Yüksek Okulları dışı yazışmalara tarih ve sayı numaraları verir.

2.2.3.Akademik ve idari personel ile ilgili yazışma işlemlerini yapar.

2.2.4.Fakülte Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Birimi için gerekli olan akademik ve idari personel ile ilgili bilgileri temin eder ve yazışmaları yapar.

2.2.5.Fakülte ile ilgili duyuruların yapılmasını sağlar.

2.2.6.Fakültede oluşturulan komisyonların yazışmalarını yapar.

2.2.7.Gelen giden yazıların dosyalanmasını ve korunmasını sağlar.

  1. Kültürel faaliyet yazışma tarihlerinin birimlere bildirilip, afişlerinin gerekli yerlere asılması işlemlerini yürütür.

2.2.9.Akademik ve idari personel ile öğrencilere ait dilekçeleri dekanlığa sunmak daha sonra gereği yapılmak üzere ilgili birimlere zimmet karşılığında teslim etmek.

2.2.10.Fakültedeki akademik ve idari personelinin her türlü posta evraklarının teslim alınıp dağıtım işlerini yapar.

2.2.11.Fakültede oluşturulan komisyonların görev tanımlarını ve listesini arşivler.

2.2.12.Birimlerde öğretim elemanları tarafından gerçekleştirilen bilimsel ve sanatsal etkinliklerin, varsa kazanılan ödüllerin listesini tutar.

2.2.13.Büronun kırtasiye ve diğer ihtiyaçlarını sağlayacak tedbirleri alır. 

  1. Kalite güvencesi çerçevesinde akademik ve idari personelle ilgili olarak yapılacak olan anketlerin uygulanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlar.

2.2.15.Fakülte kurullarının (Yönetim Kurulu, Fakülte Kurulu ve Akademik Genel Kurulu)  gündemlerini bir gün önceden hazırlar, alınan kararları karar defterine yazar ve ilgili birimlere dağıtımını yapar.

2.2.16.Rektörlük başta olmak üzere Dekanlık Makamına arz edilmek üzere Fakülte Sekreterine iletir.

2.2.17.Öğrenci soruşturma yazışmalarını yapmak sonucuna göre verilen cezaların takip edilmesi ve verilen ceza durumuna göre gerekli bildirimlerin yapılması, dosyalarının tutulması sağlar, ilgili birimlere bildirimini yapar ve dosyalarını tutar.

2.2.18.imzadan çıkan yazıları ulaştırılmasını sağlamak üzere verilmek üzereiç ve dış posta görevlisine verir.

2.2.19.Dekanlığın görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapar ve bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işlerin ve işlemlerin yapılması

  1. Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Fakülte Sekreterine karşı sorumludur. 

 

3.YETKİLERİ

3.1.

3.2.

 

4.EN YAKIN YÖNETİCİSİ

Şef, Fakülte Sekreteri,

 

5.ALTINDAKİ BAĞLI İŞ UNVANLARI

 

6.BU İŞTE ÇALIŞANDA ARANAN NİTELİKLER

  1. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanun’unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak.
  2. En az ön lisans mezunu olmak.
  3. Personel işlemleri ile ilgili mevzuatı bilmek.
  4. Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak.

 

7.SORUMLULUK:

Personel İşleri Memuru, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Fakülte Sekreterine ve bağlı bulunduğu Şef’ e karşı sorumludur.

 

Çalışma ortamında tehlikeye sebebiyet verebilecek, ocak, ısıtıcı, çay makinesi gibi cihazlardan uzak durmak, her gün ortamı terk ederken, bilgisayar, yazıcı gibi elektronik aletleri kontrol etmek, kapı ve pencerelerin kapalı tutulmasından sorumludur.