T.C.

 

NECMETTİN ERBAKAN ÜNİVERSİTESİ

SOSYAL VE BEŞERİ BİLİMLER FAKÜLTESİ

İç Kontrol Sistemi

   Görev Tanımları

 

GÖREVİN ADI                               :Taşınır Kayıt ve Kontrol – Ambar - Satın Alma Yetkilisi

GÖREVİN KAPSAMI                   :Sosyal ve Beşeri Bilimler Fakültesi

 

1.GÖREVİN KISA TANIMI

Necmettin Erbakan Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; fakültenin gerekli tüm faaliyetlerinin etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla tüketim ve demirbaş malzemelerini kayıt gerekli işlemlerini yapar.

  1. GÖREVİ VE SORUMLUKLULAR 
  1.  Taşınır Kayıt ve Kontrol Görevlisi
    1. Tüketim ve demirbaş ( eğitim malzemeleri, kırtasiye, bina bakım ve onarım malzemeleri, ahşap ve metal malzemeleri, elektronik donanım ve teknolojik malzemeleri, makine ve teçhizat alım ve bakımları vb.) malzemelerinin ihale ile satın alım işlemlerini yapar.
    2. Fakültenin tüketim ve demirbaş malzeme ihtiyaçlarını tespit eder.
    3. Muayenesi ve/veya kontrolü gereken taşınır malzemelerin tahlil ve kontrolünü takip eder.
    4. Satın alınan tüketim ve demirbaş malzemelerini kayıt altına almak  için ambar memuruna teslim eder.
    5. İhale ve satın alım işlemlerinde tutulan evrakların arşivlenmesini yapar.
    6. İhale ve satın alım işlemlerinin kanun ve yönetmeliklere uygun bir şekilde yapılmasını sağlar.
    7. Hizmet alımı ile ilgili işlemleri yürütür.
    8. Taşınırların yılsonu sayım işlemlerini yaparak sayım cetvellerini düzenler ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına iletir.
    9. Taşınır işlem fişi, zimmet fişi, sayım tutanağı vb. evrakların düzenlenmesini, kayıt altına alınmasını ve arşivlenmesini sağlar.
    10. Kullanımdan düşen demirbaş malzemelerinin tespitini yapar, Değer Tespit Komisyonuna bildirir.
    11. Yatırım ve analitik bütçelerinin hazırlanmasında mutemetlik ile eşgüdümlü olarak çalışır.
    12. Harcama cetvellerini aylık olarak mutemetlik ile eşgüdümlü olarak takip eder.
    13. Tüketim ve demirbaş malzemelerinin alım evraklarında maddi hatanın bulunmamasını sağlar.
    14. Ambar memurunun bulunmadığı hallerde ambar memurunun görevlerini yapar.
    15. Dekanlığın görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapar.
    16. Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Fakülte Sekreterine karşı sorumludur.
  2. Satın Alma Görevlisi

 

  1. Fakültenin ihtiyacı olan temizlik, hırdavat ve elektrik malzemelerinin alımı için tekliflerin hazırlanması sağlamak.
  2. Mal ve hizmet alım işlemlerinin bütçe ödeneklerine göre yapılması ve takibi,
  3. Piyasa araştırması yaparak, tekliflerin alınması ve satın alma onay belgesinin hazırlanması,
  4. Ön mali kontrol işlemini gerektiren evrakların hazırlanması takibinin yapılması,
  5. Satın alma oluru ve onay belgesinin hazırlanması,
  6. Birim dosyalama işlemlerinin yapılması, arşive devredilecek malzemelerin tesliminin sağlanması,
  7. Taşınır işlem fişinin muayene raporunun hazırlanması, satın alınan ürünün ilgili birime teslim işlemlerinin sağlanması,
  8. Bağlı olduğu üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer isleri ve işlemleri yapmak.

c)Ambar Sorumlusu

  1. Ambarın sevk ve idaresini sağlamak;
  2. Ambara giren her türlü eğitim aracı, madde, eşya, makine, malzeme ve benzeri şeylerin kaydını tutmak, muhafaza etmek; bunların yangın, çürüme, bozulma, akma gibi her türlü tehlike ve zarardan korumak, kendilerinin alamayacakları koruma tedbirleri için ilgililere yazılı olarak bilgi vermek.
  3. Ambar stok bilgilerinin tutulmasını sağlamak,
  4. Ambara giren malzeme ve malları tasnifli, tertipli ve iyi bir durumda muhafaza etmek,
  5. Ambara giren ve (b) bendinde sayılan malzeme ve eşyayı yetkililerin yazılı emirlerine dayanarak, belge karşılığında ilgililere vermek,
  6. Başka yerlerden gelen veya satın alınan malları muayene komisyonlarına muayene ettirmek ve ambara girişlerini düzenlemek,
  7. Ambardan sevk edilecek mal ve malzemenin sevk ve belgelerini düzenlemek,
  8. Ambar mizanlarını çıkarmak ve bunların muhasebe ile uygunluğunu sağlamak,
  9. Ambarda saklanan malzeme ve eşyalarda meydana gelen hasarlar için gerekli tutanakları düzenlemek, kayıtlardan çıkarılacak veya imha edilecek malzeme ve eşya için gerekli işlemleri yaparak ayniyat memuruna vermek,
  10. Çalışma ortamında tehlikeye sebebiyet verebilecek, ocak, ısıtıcı, çay makinesi gibi cihazlardan uzak durmak, her gün ortamı terk ederken, bilgisayar, yazıcı gibi elektronik aletleri kontrol etmek, kapı ve pencerelerin kapalı tutulmasından sorumludur.
  11. Fakülte Sekreterinin ve diğer yetkililerin verecekleri işleri yapmak
  12. Amirlerince verilen benzeri diğer görevleri yapmak.

 

  1. YETKİLERİ
    1. Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak
    2. Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanabilmek.

 

  1. EN YAKIN YÖNETİCİSİ

Fakülte Sekreteri

5.ALTINDAKİ BAĞLI İŞ UNVANLARI

 

6.BU İŞTE ÇALIŞANDA ARANAN NİTELİKLER

  1. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanun’unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak.
  2. En az ön lisans mezunu olmak.
  3. Personel işlemleri ile ilgili mevzuatı bilmek.
  4. Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak.

 

  1. SORUMLULUK:

Taşınır Kayıt ve Kontrol – Ambar - Satın Alma Yetkilisi, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Bilgisayar İşletmeni, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken Fakülte Sekreterine ve Bağlı bulunduğu Şef’ e karşı sorumludur.

 

Çalışma ortamında tehlikeye sebebiyet verebilecek, ocak, ısıtıcı, çay makinesi gibi cihazlardan uzak durmak, her gün ortamı terk ederken, bilgisayar, yazıcı gibi elektronik aletleri kontrol etmek, kapı ve pencerelerin kapalı tutulmasına dikkat eder.